План организации мероприятия: что делать за месяц, неделю и в день события
План организации мероприятия удобно делить по срокам: за месяц договориться о дате и месте, за две недели открыть регистрацию и позвать людей, накануне напомнить, а в день события встретить гостей. Ниже план по шагам и чек-лист.
Проведи событие с ЗДЕСЬ
- 1Создай страницу события
- 2Открой регистрацию
- 3Встречай гостей по QR
1. За месяц: дата, место и страница события
Выбери дату, договорись с площадкой и сделай страницу события с обложкой и описанием. Если нужно узнать что-то о гостях заранее, добавь в регистрацию анкету.
2. За две-три недели: открой регистрацию и позови людей
Поставь лимит мест и лист ожидания, поделись ссылкой в каналах, чатах и у площадки. Публичное событие ещё и попадает в ленту и подборки города.
3. За неделю: проверь, кто записался
Посмотри список гостей и ответы на анкету. Если записей мало, сделай второй анонс, если много, включи одобрение заявок или подними лимит.
4. Накануне: напомни и подготовь вход
Напиши гостям короткое напоминание: время, адрес, вход. Реши, кто стоит на входе со сканером, и проверь, что на телефоне открывается панель события.
5. В день события: встречай гостей
Приди за час, проверь зал и технику. На входе сканируй QR-коды, отметки сразу видны в списке гостей.
6. После: спасибо и отчёт
В течение пары дней напиши гостям спасибо, опубликуй короткий отчёт с фото и позови на следующее событие.
Весь план в одной панели
Страница события, регистрация с анкетой, лимит мест, лист ожидания, список гостей и сканер на входе. Бесплатно.
Чек-лист
- Дата выбрана, площадка подтверждена
- Страница события с обложкой опубликована
- Регистрация открыта, лимит мест стоит
- Ссылка отправлена в каналы и чаты
- За неделю проверен список гостей
- Накануне ушло напоминание
- На входе есть человек со сканером
- После события: спасибо, отчёт, следующее событие
Частые вопросы
Как составить план организации мероприятия?
Разбей подготовку по срокам: за месяц, за 2–3 недели, за неделю, накануне, в день события и после. В каждом сроке 2–3 конкретных дела.
За сколько начинать готовить мероприятие?
Для небольшого события хватит месяца. Большой концерт или фестиваль готовят за 2–3 месяца и больше.
Что делать в день мероприятия?
Прийти заранее, проверить зал и технику, поставить человека на вход со сканером и встретить гостей.
Как не забыть важное?
Возьми чек-лист из статьи и отмечай пункты по ходу подготовки.
Когда открывать регистрацию?
За 2–3 недели до события: люди успеют запланировать, а ты увидишь, сколько их будет.
Что делать после мероприятия?
Сказать гостям спасибо, опубликовать отчёт с фото и позвать на следующее событие.
